De afgelopen maanden ben ik volop aan de slag met archieven. In dit geval de archieven van het
museum waar ik voorzitter van ben. Mijn drijfveer om hiermee aan de slag te gaan is de nieuwe
samenstelling van het bestuur. We hebben een nieuwe penningmeester en die weet eigenlijk niets
van onze ruim 30 jarige historie. En het is toch wel handig dat je juist als museum ook iets kan laten
zien van je eigen verleden. Een tweede drijfveer is het opruimen van het museumarchief in ons
depot.
Over archieven moet je vooral vooraf nadenken en dat bleek zeker, ook in het geval bij het museum,
maar heel minimaal het geval te zijn. Vaak zie je dat er meer exemplaren van dezelfde documenten in
het archief zitten. En nergens staat vermeld wanneer de mappen of dozen vernietigd mogen worden.
Excuus om dit niet te doen is vaak dat toch niemand in de archieven komt. Maar waarom bewaar je
het dan?
Ik heb de laatste jaren van mijn werkende leven - zeer actief - grote opruimingen gehouden in de
archieven van mijn laatste werkgever. Je moet je vooraf een aantal vragen stellen rondom archieven.
En dat is niet alleen voor je werk of de vereniging, maar ook voor jezelf.
Waarom archiveer je eigenlijk? Is het omdat het wettelijk moet, of wil je ooit nog iets terugvinden?
Eigenlijk is dit dezelfde vraag. Maar als iets moet, doe je er minder voor dan als je iets wil.
Tweede vraag is: wat gaat er mis als ik het niet meer kan vinden? Als hierop het antwoord ‘niets’ is,
dan kun je het beter gelijk weggooien of van de hand doen.
Vooral in het begin van mijn carrière was papier heel erg belangrijk. Aangezien ik zowat mijn hele
leven in administratieve functies heb gewerkt, was het papieren archief toen nog de basis van de
administratie. Men gooide niet gauw iets weg. Wettelijke bewaartermijnen waren meer minimale
bewaartermijnen. Je wist maar nooit wanneer je nog eens ergens bewijsmateriaal moest opduikelen.
Zeker toen ik bij een verzekeraar ging werken en er woekerdiscussies ontstonden wilde men toch wel
weten wat er eigenlijk bewaard werd. Vaak werden er hele complexe zoektochten ingezet in dode
archieven om ergens achter te komen. De stukken werden wel bewaard, maar de archiefprocessen er
omheen waren zo beroerd, dat vinden vaak het zoeken naar een speld in een hooiberg was.
En uiteindelijk heb je niets aan een archief als je geen index hebt. Dan kun je het beter gelijk
weggooien in plaats van op te slaan in dure archieflokaties.
In het digitale tijdperk werd het op het werk echter niet veel beter. Vaak werden er geen hardcopy’s
gemaakt van overeenkomsten en digitaal opgeslagen als pdf, maar genereerde men de historische
output door op een bepaalde datum te zoeken en het systeem een historisch contract te laten
samenstellen. Sneller en in opslag goedkoper, maar twee grote nadelen: als het databaseschema of
de programmatuur was aangepast, was een exacte historische weergave vaak niet eens meer te
reproduceren en de authenticiteit van het document niet te bewijzen. Een papieren document ligt in
ieder geval nog opgeslagen in een doos die op een bepaalde datum is weggezet in het archief. Dat is
te vinden via een op datum opgeslagen index dat nog terug te brengen is naar een bepaald
tijdsbeeld, maar een gegenereerd stuk softwareoutput is dat niet.
Toen de AVG het ook nog eens verbood om persoonsgegevens in je archief te bewaren van personen
die al langer dan 7 jaar geen klant of betrokkene in je zaken waren, moest je wel gaan ruimen. De
klant heeft namelijk vanuit de AVG het recht alle documenten over hem/haar in te zien. Als je dus
zaken te lang bewaard zou je ook je archiefstukken moeten overleggen. En ben je dus in overtreding
als je dit niet kunt.
Vaak waren de systemen al veel ouder dan de regelgeving. Dat maakte het erg complex.
Archieven zijn dus dure zorgenkindjes.
Vanuit de Heemkundekring en het museum in Dongen, waarbij ik beide vrijwilligerswerk doe zijn we
nu aan het digitaliseren. We zijn bij de heemkundekring gestart met foto’s en dia’s om ze publiek te
presenteren, maar je loopt tegen allerlei wettelijke beperkingen aan. Leven de mensen op de foto’s
nog dan kun je bij een portretfoto te maken krijgen met portretrecht of de AVG. Vindt degene op de
foto het goed dat je deze foto gebruikt? En is de afdruk wel je eigendom of heeft er nog iemand
auteursrechten.
Lastige zaken om documenten zomaar openbaar te maken. Als je het binnenskamers opbergt en
opzoekt kom je er in het algemeen nog wel mee weg, omdat je een goede reden hebt om het in te
zien, maar publiceer je iets op het internet, -zeker foto’s en films- dan moet je wel goed nadenken
wat je publiceert. Voorzichtigheid troef dus.
De vraag is of we wettelijk eigenlijk zomaar archieven kunnen openstellen. We hebben onze mond vol
over transparantie, maar hebben ons wel heel veel beperkingen opgelegd. Zeker als er ook wettelijke
bewaartermijnen zijn en vanuit de AVG je niet wil hebben dat Je het hele archief moet doorzoeken als
iemand met de AVG in de hand vraagt wat er van hem of haar bewaard is gebleven.
Als je dus wil vermijden dat je hierover gedonder krijgt, zorg je dat je archief goed geïndexeerd is,
zodat je gegevens tijdig kunt verwijderen. En als je geen binding meer hebt met klanten en de
wettelijke bewaartermijn is verstreken, vernietig dan het archief om problemen te voorkomen.
Gevolg kan zijn dat er veel mindere bewaard gaat worden en er hele blanco passages in je bedrijfs- of
verenigingshistorie gaan ontstaan.
Daar gaat al het onderzoek van heemkundekringen en andere geschiedkundige geïnteresseerden.
Het grote voordeel van digitale archieven is de doorzoekbaarheid en online ontsluiting. Heb je dat
goed op orde dan heb je nog wat aan je archief. Zeker als je een museum mee runt of heemkundig
geïnteresseerd bent.
Maar het belangrijkste blijft dat je vooraf nadenkt wat je wil bewaren en hoe.
Dat geldt niet alleen voor archieven, overigens.
